Een week uit het leven van de Penningmeester & Commissaris Acquisitie van studievereniging Emile

Lieve lezer,

Mijn naam is Felice en ik ben dit jaar de Penningmeester & Commissaris Acquisitie van Studievereniging Emile. Door te beschrijven wat ik de afgelopen week allemaal heb gedaan zal ik jullie een kijkje in mijn leven geven. Hierdoor krijg je hopelijk een beter beeld van hoe een week als Penningmeester van Emile eruit kan zien, wat het inhoudt en met welke activiteiten je te maken hebt.

Mocht je na het lezen van dit stukje enthousiast zijn om komend jaar deel uit te maken van het 30^e bestuur van Emile? Misschien ook wel als Penningmeester & Commissaris Acquisitie, dat kan! Bij vragen, of voor meer informatie kun je altijd bij mij of in het hok terecht. Mailen kan ook naar emile@fsw.leidenuniv.nl. Wil je solliciteren? Stuur dan je motivatiebrief met daarin voorkeursfunctie(s) naar dit mailadres, uiterlijk 10 maart!

Liefs, Felice

Maandag

Op maandag ben ik rond 10:00 in het hok. Ik laat even wat spullen achter om vervolgens door te gaan naar een afspraak, samen met een lid uit de acquisitiecommissie. We hebben een gesprek met een mogelijke sponsor. In zo’n gesprek maak je kennis met het betreffende bedrijf/organisatie en bespreek je de mogelijkheden tot een eventuele samenwerking. Na dit gesprek ga ik terug naar het hok, hier beantwoord ik wat mailtjes en controleer ik of alle deelnemers voor de workshop kinderyoga betaald hebben. Als penningmeester beheer je namelijk de rekening van Emile en komen dus ook de betalingen bij jou binnen. Na dit gedaan te hebben ga ik terug naar huis, ’s middags begeleid ik namelijk mijn cliënt vanuit Prodeba.

Na het begeleiden ga ik weer terug naar Leiden, dan is namelijk de workshop kinderyoga! Als bestuur ben je aanwezig bij alle activiteiten die Emile organiseert en zo ook bij deze workshop. De workshop was erg interessant, dus zeker een leuke ervaring. Ik help met de rest van het bestuur de commissie nog even met opruimen en neem vervolgens de trein naar huis.

Dinsdag

Ook vandaag kom ik rond 10:00 aan in het hok. Het is alweer een week geleden dat ik de kassa voor het laatst heb geteld, dus dit ga ik als eerste doen. Het tellen van de kassa behoort ook tot je taken als penningmeester, dit doe je wekelijks. Er wordt namelijk regelmatig een samenvatting of promotiemateriaal verkocht in het hok. Je telt de kassa het liefste buiten de tijden dat het hok open is, dus ik zorg dat ik er wat eerder ben. Na dit gedaan te hebben stel ik een nieuw samenwerkingscontract op voor een nieuwe sponsor. Hierin beschrijf je de vorm van de samenwerking en voorwaarden waaraan zowel Emile als de partner zich dienen te houden. Het is een goede acquisitieweek want ook vandaag heb ik samen met een lid uit de acquisitiecommissie een afspraak met een mogelijke sponsor. Deze gesprekken zijn erg leerzaam, omdat je leert een professionele houding aan te nemen ten opzichte van bedrijven. Na het gesprek kom ik terug in het hok, ga ik even lunchen en is het tijd om nog wat administratie bij te werken. De algemene leden vergadering (ALV) komt er namelijk bijna aan, waarop je als penningmeester onder andere je financiële verantwoording doet. Ik werk hiervoor nog wat gegevens bij in het boekhoudprogramma.

Om 15:00 heb ik vergadering met een deel van de acquisitiecommissie. We bespreken de huidige samenwerkingen en brainstormen over mogelijke nieuwe samenwerkingen en de activiteit die de commissie in mei zal organiseren. De commissie is zelfstandig, maar als commissaris ben je ook bij de vergaderingen aanwezig, je vormt namelijk de schakel tussen de commissie en het bestuur. Bovendien is het erg leuk om mee te denken en zijn de vergaderingen ook erg gezellig.

Na de vergadering stuur ik nog een laatste mailtje en ga ik naar huis. ’s Avonds ga ik nog trainen en vervolgens lekker slapen.

Woensdag

Na twee drukke dagen doe ik vandaag wat rustiger aan. Ik slaap een beetje uit en blijf een ochtendje thuis. Om 14:00 begeleid ik opnieuw mijn cliënt vanuit Prodeba. Voordat ik hierheen ga pak ik alvast een deel van mijn koffer in, donderdag gaan we namelijk op studiereis naar MALAGA!

Na mijn werk ga ik richting Leiden, om 18:00 staat er namelijk een bestuursvergadering (BV) op de planning. Tijdens deze vergadering bespreek je met de rest van het bestuur wat er op dat moment speelt binnen de vereniging en commissies en breng je dus zelf ook punten in die vanuit jouw functie relevant zijn om te bespreken. Na de vergadering blijf ik nog even met de rest van het bestuur in het hok, ’s avonds is er namelijk het FSW-feest, wat Emile organiseert in samenwerking met de andere verenigingen van de FSW. Super fijn aan je bestuursjaar (en helemaal als je niet in Leiden woont) is het hok! Het hok voelt tegenwoordig aan als mijn tweede huis en doordat de Universiteit tot 22:00 open is kan je hier nog lang chillen.

’s Avonds gaan we naar het FSW-feest en slaap ik bij Chloé. Ik woon zelf namelijk niet in Leiden, super fijn als je dan bij een bestuursgenootje kan blijven slapen als de treinen niet meer rijden.

Donderdag

’s Ochtends word ik wakker bij Chloé en vandaag gaan we naar Malaga! We verzamelen om 17:00 op Schiphol, wat betekent dat ik nog even tijd heb om naar huis te gaan en mijn spullen in te pakken.

Als penningmeester beheer je zoals ik al eerder aangaf de rekening van Emile en doe je dus ook de uitgaven op de reis. Eenmaal aangekomen in Malaga moeten er OV-tickets gekocht worden, ik zorg dat deze worden betaald. Aangekomen in het hostel gaan we snel slapen.

Vrijdag

Vandaag staan er in Malaga 2 studiegebonden activiteiten op de planning! Het is super leuk om als bestuur mee te gaan op reis. Je ondersteunt de commissie waar nodig, bijvoorbeeld door af en toe foto’s te maken en als penningmeester ben je natuurlijk verantwoordelijk voor de uitgaven die worden gedaan, maar daarnaast is het bovenal een super leuk weekend! Ik geniet er dan ook enorm van om mee te gaan op reis.

Zoals je hebt gemerkt komen er weinig colleges voor in mijn week. Ik heb momenteel een korte periode waarin ik geen vakken volg, niet doordat dit niet naast het bestuursjaar kan, maar doordat dit even zo uitkomt. Dit betekent dus niet dat het niet mogelijk is om vakken te volgen naast je taken als bestuur. Het eerste semester en vanaf april heb ik de vakken gevolgd behorend bij mijn master (Orthopedagogiek) en ook allemaal behaald. Dit is dus zeker te combineren! Wel heb ik mijn scriptie en stage een jaartje uitgesteld om optimaal van dit jaar te kunnen genieten!