Time to vote.. tijdens de Algemene Ledenvergadering!
Het nieuwe bestuur is bekend… Zij mogen wel alle touwtjes in handen hebben volgend jaar, maar jij als lid mag en kan ook je stem laten horen! Maar hoe dan precies zou je denken? Het bestuur van Emile organiseert algemene ledenvergaderingen (ook wel ALV’s) om hun eigen plannen en ideeën te vertellen en hun daden en acties te verantwoorden. Jij als lid mag tijdens deze vergadering in volle eerlijkheid vertellen wat jij vindt van het reilen en zeilen binnen Emile. En dat is heel belangrijk, want zonder leden zou Emile niet kunnen bestaan! In deze blogpost vertel ik van alles over hoe een ALV eruit ziet en waarom het zo belangrijk is dat jij als lid hiervan op de hoogte bent.
Planning ALV
De eerstvolgende ALV is gepland op 4 september en is een speciale instemmings ALV. Hier vertelt het aankomende 30e bestuur alle plannen die ze komend studiejaar voor Emile in petto hebben. Ze vertellen over het algemene beleid (wat ze gaan doen als bestuur, hoktijden, evenementen, uitstraling etc.) en ieder bestuurslid vertelt zijn/haar individuele beleid (commissaris onderwijs vertelt over de plannen van de boekverkoop). Dit gebeurt aan de hand van slides en aan het einde van iedere slide kan jij als lid vragen stellen over wat net is verteld. Ben jij het bijvoorbeeld niet eens dat de carrierecommissie volgend jaar geen excursies meer organiseert (is niet zo hoor, maar even als voorbeeld!), is dit het moment om hierover een tip te geven. En wees niet bang, zulke tips helpen enorm met inzien van verschillende kanten van een idee of probleem en zo help je het bestuur verder. Wanneer het nieuwe bestuur klaar is met het uitleggen van het beleid, kan gestemd worden. Waarover? Of het nieuwe bestuur het officiële kandidaatsbestuur van Emile wordt of niet. Spannend!
Time to vote…
Erg belangrijk is het tweede deel van de ALV, want in dit gedeelte zijn de leden hard nodig. Door het bestuur worden namelijk moties voorgesteld waarover gestemd moet worden. Moties gaan vaak over veranderingen van regels die in het Huishoudelijk Regelement (HR) van Emile zijn opgenomen. Deze moties kunnen ook andere zaken van Emile betreffen, maar in het HR staan regels over allerlei zaken van Emile, zoals bestuursbijdrage, lidmaatschap, boekverkoop enz. Ieder jaar loopt het huidige bestuur uit ervaring tegen een aantal dingen in het HR aan die voor dat jaar anders uitpakten. Inspiratie doet zich voor en zo ontstaat een motie. Men ziet het anders voor zich dan in het HR staat. Het bestuur kan niet zomaar een motie aannemen en veranderen, daar is de stem van de leden voor nodig! Wanneer een motie door het bestuur wordt gepresenteerd kan een lid vóór stemmen, tegen stemmen of zich onthouden van stem. Als je je onthoudt van stem, betekent dat je vindt dat je zelf niet over genoeg informatie beschikt om een mening te hebben over de motie. Net zoals in ons politieke stelsel geldt, winnen de meeste stemmen (overal, logisch). De motie wordt aangenomen en doorgevoerd. Jij kunt dus bepalen of bijvoorbeeld de prijs van het lidmaatschap van Emile met 1,50 moet worden verhoogd of niet (power!). Eigenlijk is de ALV onze eigen eerste kamer van Emile.
Ohnee, wat nou als je niet bij de ALV kunt zijn en zo je stem niet kan laten gelden?! Geen paniek, je kunt dan namelijk iemand machtigen. Via een machtigingsformulier, te vinden in het Emile hok, kan een andere Emile’er namens jou stemmen tijdens de ALV. Handig toch, maar zorg er wel voor dat je de stukken (de moties vooral) van tevoren doorneemt zodat je weet waar je voor stemt!
De stukken van de ALV
Wat bedoel ik nou met ‘de stukken’? Bij een ALV komt best wat kijken, vooral qua voorbereiding. Zo stuurt het bestuur een week van tevoren ‘de stukken’ via de mail naar alle actieve leden van Emile (de leden die in een commissie zitten). Deze stukken bestaan uit de volgende onderdelen. Dit is een voorbeeld van de afgelopen halfjaarlijkse ALV van het 29ste bestuur op 13 maart 2019:
– De agenda: een overzicht van de besproken zaken tijdens de ALV
– Het Huishoudelijk Reglement (HR): bestaande uit allemaal artikelen over verschillende zaken rondom studievereniging Emile
– Notulen vorige ALV 19 september 2018: dit zijn aantekeningen die zijn gemaakt door de secretaris van het bestuur tijdens de vorige ALV. Deze aantekeningen zijn notaties van alles wat tijdens deze ALV is besproken
– De halfjaarlijkse verantwoording 29e bestuur: hierbij legt het bestuur schriftelijk verantwoording af over wat het bestuur de afgelopen tijd voor Emile heeft gedaan
– Het aangepaste beleid van het 29e bestuur (wijzigingen geel gemarkeerd): het beleid herzien na een halfjaar. Het bestuur mag zaken veranderen in hun beleid na instemming van de ALV
– De aangepaste begroting van het 29e bestuur (wijzigingen geel gemarkeerd): de begroting herzien na een halfjaar. In deze begroting staan alle geplande uitgaven voor het komende studiejaar voor Emile. Het bestuur mag zaken (zoals bedragen) veranderen in hun na instemming van de ALV
– De realisatie: dit is een overzicht van alle uitgaven die het bestuur heeft gemaakt in de afgelopen periode
– De reserveringen: dit is een technisch onderdeel waarvoor jullie de betekenis kunnen vragen aan de penningmeester van het bestuur
– De overgangsrealisatie van september 2018: uitgaven voor de periode van september waar het nieuwe studiejaar is begonnen. Het 28e bestuur was nog enkele weken bestuur voor de wissel ALV waar het stokje werd doorgegeven aan het 29e nieuwe bestuur.
– De overgangsbegroting voor september 2019: geplande uitgaven voor de periode van september waar het nieuwe studiejaar is begonnen. Het 29e bestuur is nog enkele weken bestuur tot de wissel ALV waar het stokje wordt doorgegeven aan het nieuwe 30e bestuurbestuur.
Het bestuur mag en kan later voor de ALV nog de agenda aanpassen en moties indienen. Deze moeten de dag voorafgaand aan de ALV worden verstuurd. Oh nog een belangrijk weetje! Je kunt zelf ook een motie indienen! Dit kan schriftelijk uiterlijk 24 uur voor het begin van de ALV. Dus pak die kans!
Stem en help Emile
Afgelopen drie bestuursjaren zijn er ieder jaar drie ALV’s geweest. Twee in september die bekend staan als de instemmings ALV (nieuwe bestuur wordt ingestemd) en de wissel ALV (het oude bestuur draagt officieel het stokje over aan het nieuwe bestuur). Rond de helft van het studiejaar (ongeveer in maart) organiseert het bestuur een halfjaarlijkse ALV (hierin verantwoordt het bestuur wat het afgelopen halfjaar is gebeurd binnen Emile). Ieder bestuur kan deze planning bepalen, maar dit plan moet wel in het beleid opgenomen worden en dus ingestemd worden.
Zoals ik boven beschreven heb, kan een bestuur niet veel zonder de toestemming en input van de leden van Emile. Daarom is dit zo belangrijk! En ja, het is misschien een lange zit, maar het is ook eens heel leuk en leerzaam om echt deel te zijn van het besturen van studievereniging Emile. Zonder jullie heeft Emile geen toekomst, dus stem en help Emile naar de overwinning!
Liefs, de Blogco
