Wat is een ALV?

Het is bijna zover: de Halfjaarlijkse Algemene Ledenvergadering van het 30ste bestuur. Voor velen is een ALV een beetje een vaag begrip waarbij het niet duidelijk is waarvoor het dient en wat er besproken wordt. Wat ook een onbelichte kant van een ALV is, is waarom het voor leden belangrijk is om naar de ALV te komen en hun stem te laten horen. In deze blog zal alle in’s & out’s besproken worden zodat jij goed voorbereid bent voor de ALV!

Onderaan de pagina staan alle begrippen uitgelegd zodat je precies weet waar het over gaat.

Wat wordt er besproken?
In de Halfjaarlijkse ALV draait het om de verantwoording van het bestuur en het beleid voor het komende halfjaar. Het bestuur zal vertellen wat zei afgelopen halfjaar precies hebben gedaan en zullen dit, ondersteund door een PowerPoint, presenteren. De voorzitter, Rick, zal de vergadering leiden en aan het begin vertellen wat de  planning is. De planning is ook te zien  in de agenda die via de nieuwsbrief te vinden is.

De ALV gaat traditiegetrouw van start met het zingen van het verenigingslied (geen zorgen, de tekst is te zien op de PowerPoint). Als eerst zal het algemene beleid worden verantwoord, hierin staan dingen zoals hoktijden, openingstijden tijdens tentamens, uitstraling van het bestuur en tradities. Hierna zal elk bestuurslid zijn persoonlijke beleid gaan verantwoorden. Als een bestuurslid commissies onder haar heeft zullen leden van de commissie aanwezig zijn om te vertellen wat zei met de commissie hebben gedaan binnen Emile. Hierna zal de financiële verantwoording gepresenteerd worden waarin staat wat de uitgaven van Emile zijn geweest. De KasCommissie gaat vervolgens een advies uitbrengen over de financiële verantwoording waarna het belangrijkste onderdeel zal plaatsvinden: het stemmen! Leden mogen bij een ALV op drie momenten stemmen. Dit is van belang omdat dit dè manier is om de leden hun mening te laten geven over wat er gebeurt met de vereniging en hen de macht te geven om eventueel tegen bepaalde plannen te stemmen. Bij het stemmen kan je voor of tegen stemmen of je onthouden van het stemmen. Als de meerderheid voor of tegen stemt zal deze uitslag gelden, zoals bij elke stemming.

De tweede helft
Na de pauze zal het bestuur het aangepaste beleid gaan presenteren. Bij de instemmings-ALV in september, toen het bestuur met hun beleid werd ingestemd, is hun beleid met streven voor hun bestuursjaar gepresenteerd. Bij deze ALV is er de mogelijkheid om een wijziging in hun beleid te presenteren waarover ook weer gestemd zal worden. Voor de stemming zal de AdviesCommissie hun mening geven over de aanpassingen. Hierna wordt de aangepaste begroting gepresenteerd, geeft de KasCommissie weer advies en zal er weer gestemd worden. Hierna is er de mogelijkheid om moties te bespreken en hierover te stemmen. Als dat is besproken wordt het lied gezongen en de ALV beëindigt.

Tips en begrippenlijst:

• Na elke slide van de PowerPoint is er de mogelijkheid om een vraag te stellen. Wees niet bang om wat te vragen en/of een opmerking te maken, dit is de ideale kans ervoor!

• Kan je niet aanwezig zijn maar wil je wel je stem uitbrengen? Haal een machtigingsformulier op in het hok en laat een ander lid van Emile jou stem uitbrengen op de ALV.

Verantwoording: Een verklaring over wat er is gebeurd of geregeld en eventueel een toelichting met waarom deze keuzes zijn gemaakt.

Realisatie: Alle uitgaven en inkomsten die tot nu toe zijn gemaakt of binnengekomen.

Begroting:  Een overzicht van de verwachte uitgaven en inkomsten. Vaak ingedeeld per commissie of categorie.

Beleid: De plannen waarnaar worden gestreefd om deze te realiseren.

AdviesCommissie: Deze commissie geeft ondersteund tijdens het jaar het bestuur door gevraagd en ongevraagd advies te geven. Elke week lezen ze de notulen om op de hoogte te blijven van wat er speelt binnen de vereniging en het bestuur

KasCommissie: Deze commissie geeft het bestuur ondersteuning aan de hand van financieel advies. Dit doen zij door vier keer per jaar een kascontrole uit te voeren en gevraagd en ongevraagd advies te geven.

Motie:  Een verzoek tot verandering. Vaak gaat dit over een aanpassing in het HR. Over elke motie zal gestemd worden door de leden.

Huishoudelijk Regelement (HR): Hierin staan regels en artikelen over waar Emile voor staat. Hierin staat bijvoorbeeld waar een lid allemaal recht op heeft.

We hopen dat je door deze blog je goed voorbereid voelt voor de ALV en het nut inziet om te komen stemmen. Emile is er door een voor leden en kan dus niet zonder hun mening!